pm insight: Klein, aber fein – Kleine Projekte konsequent leiten

„Klein“ wird tendenziell assoziiert mit „wenig“, „harmlos“ und „unscheinbar“. Kleine Vorhaben – das klingt nach etwas, was sich „nebenbei“ erledigen lässt. Doch der Schein trügt.

Gerade bei kleinen Projekten wirken sich bereits einfache Störungen und Verzögerungen erheblich stärker aus als in sogenannte Groß- oder Megaprojekten. Das kleine Projekt muss gut geplant sein, der Projektleiter muss wissen was er zu tun hat, er hat nicht die Zeit erst lange zu überlegen oder Lösungen im Projektverlauf zu entwickeln.

Erfahrene Bergsteiger wissen, dass es in der Steilwand nicht möglich ist, einen Plan herauszunehmen, um die weitere Route zu erkunden. Die Route muss vorher einstudiert werden. Ja, der Bergsteiger muss sich die Route fotografisch genau einprägen. Aber was sind kleine Projekte? Was bedeutet konsequent handeln? Was ist strukturiertes Arbeiten im Projekt? Wie geht zielführendes Verhalten?

Zu Beginn hat Herr Wolf mit kleinen Gruppenarbeiten diese Fragestellungen erarbeiten lassen. Hier zeigte sich bereits dass die Bandbreiten vielfach und individuell festzulegen sind. Entscheidend ist aber dass diese Definitionen und Vorgehensweisen bereits in der Auftragsfindung geklärt werden müssen, denn nur so lässt sich im weiteren Verlauf auch ein Kleinprojekt sinnvoll steuern.

Herr Wolf erläuterte in dem, von Ihn bezeichneten PM-Kompass, 4 klassische Phasen für die Projektarbeit, mit insgesamt 12 Unterpunkten: Start => Planung => Umsetzung => Ende

In der Startphase ist die Auftragsklärung und die klare Abstimmung der späteren Projektergebnisse von wesentlicher Bedeutung. In dieser Phase werden die wesentlichen Rahmenbedingungen geklärt und der künftige Erfolg des Projektes festgelegt. Herr Wolf zeigte auf das in dieser Phase die Einflussnahme auf die Kosten am größten ist, was im weiteren Projektverlauf sinkt, während die tatsächlichen Kosten steigen und Änderungen immer teurer werden je weiter das Projekt fortgeschritten ist. Zu dieser Zeit wird auch da Projetteam gebildet und eingebunden damit es im weiteren Projektverlauf als Team effizient und effektiv arbeitet, wie das Team in einer Bergexpedition.

In der Planungsphase gilt es dann die Ergebnisziele (Qualität) mit den Termin- und Kostenzielen in Einklang zu bringen und damit das magische Dreieck aufzulösen. Für die Planung hat Herr Wolf den Teilnehmern den Hinweis gegeben sich einmal gedanklich an das Projektende zu begeben und zu überlegen was am Ende übergeben wird. Darauf aufbauend kann rückwärts gerichtet abgeleitet werden was wann durch wen wie gemacht werden muss. Dieser Weg kann dann mit möglichen Kapazitäten abgeglichen werden, denn Kapazitäten sind in kleinen Projekten vielfach unterschätzt, da dies je „nebenbei geht“. Gerade in kleinen Projekten sind aber Urlaube oder auch das „Tagesgeschäft“ in der Linie bestimmende Faktoren.

In der Umsetzung ist ein regelmäßiges Statusmeeting unerlässlich. In der kleinsten aller Projektformen macht man dieses mit sich selbst. Herr Wolf wies auf die Wichtigkeit hin, im Bedarf auch alleine, regelmäßig zu überlegen was man in der vergangenen Woche erreicht hat, was in der nächsten Woche ansteht und ob bzw. inwieweit man im Plan ist. Diese Mindestform des Statusmeetings ins die Grundlage für Strukturiertes Arbeiten wie zu Beginn des Vortrages diskutiert. Ein Erfolgsfaktor für kleine Projekte ist es, aufgrund Ihres überschaubaren Volumens, den Projektinhalt und Verlauf möglichst stark zu verinnerlichen um schnell und zielführend agieren zu können.

Nachfragen des interessierten Publikums ob des Unterschiedes im Projektmanagement zwischen Kleinprojekten und Großprojekten erwiderte Herr Wolf treffend dass die Methoden und Verfahren im Wesentlichen identisch sein, aber die Bandbreite und Intensität kann reduziert und mit einfacheren Mitteln realisiert werden. Der Anteil von Projektmanagement in kleinen Projekte ist jedoch proportional deutlich höher und die Vorbereitung wichtiger als in großen Projekten um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten und somit Störungen, die relativ ebenfalls viel größer sind, zu vermeiden.

Bei belegten Brötchen und einem Glas Wein blieben die Teilnehmer noch lange über das Veranstaltungsende hinaus und tauschten sich rege aus. Das pm-forum-augsburg bedankte sich bei den, trotz der Vorweihnachtszeit, zahlreich erschienen Teilnehmern mit selbstgebackenen Plätzchen.

Vielen Dank an Herrn Wolf und an das Team von der Hochschule Augsburg für die tolle Veranstaltung.